Autoévaluation des pratiques municipales pour un dialogue constructif : outil pour les municipalités qui se densifient

La densification fait fréquemment réagir. Les formes qu’elle prend et ses impacts potentiels peuvent générer des appréhensions au sein de la population. Face à ce sujet complexe et sensible, il s’avère crucial pour les municipalités d’établir un dialogue constructif avec la population et les organismes, afin de passer d’une dynamique d’opposition à une plus grande collaboration et, ensemble:

• planifier des projets mieux intégrés, qui répondent aux besoins et aux aspirations de la population actuelle et future;

• développer une meilleure compréhension des enjeux de la collectivité, des solutions d’aménagement et des manières de les mettre en œuvre à travers les processus municipaux et urbanistiques.

Pourquoi utiliser ce questionnaire?

Ce questionnaire d’autoévaluation est l’outil tout indiqué pour:

• établir un état de la situation en lien avec les éléments clés qui contribuent à l’adhésion aux projets de densification;

• identifier les prochaines actions à entreprendre pour susciter davantage de collaboration et d’adhésion autour des plans et projets en aménagement dès la prochaine occasion, par exemple en entamant un exercice de planification;

• susciter la discussion à l’interne sur ces aspects, que ce soit avec vos équipes de travail, le conseil municipal, vos mandataires ou vos autres partenaires.

Le terme « densification » désigne l’augmentation du nombre de logements ou des activités dans un milieu de vie déjà construit. Source: Vivre en Ville

Pour en savoir plus sur la densification, consultez le dossier Densification mode d’emploi.

Comment utiliser le questionnaire?

L’objectif de ce questionnaire est de vous aider à faire un bilan d’où en est votre municipalité quant aux pratiques renforçant le dialogue constructif sur l’aménagement et la densification. Le questionnaire s’appuie sur:

• vos expériences participatives récentes;

• vos méthodes et outils en aménagement et en participation publique.

Vous pouvez d’abord répondre au questionnaire individuellement. Vous gagnez à confronter ensuite vos réponses et vos réflexions en équipe de travail, en comité de gestion, voire avec le conseil municipal, afin de développer une compréhension commune de la situation. 

Le questionnaire d’autoévaluation

Expériences participatives récentes

Répondez à ces questions en prenant, à titre d’exemple, trois ou quatre expériences de participation publique récentes en matière d’aménagement et d’urbanisme. Au besoin, vous pouvez également vous appuyer sur d’autres démarches de planification participatives (p. ex. pour une stratégie de développement durable ou une politique Municipalité amie des aînés). 

Implication de l’équipe municipale

Objectif 1 - Mobiliser l’ensemble des membres de l’équipe municipale concernés pour élaborer les démarches participatives.

Pistes de réflexion: lors des démarches participatives récentes…

• Qui était impliqué dans la création des démarches participatives? Les équipes en relation plus directes avec la communauté (p. ex. communication, participation, loisirs) étaient-elles mobilisées?

• Est-ce que le leadership de la démarche participative était clairement assumé par un service ou une personne en particulier?

• A-t-on prévu suffisamment de temps de préparation de ces démarches participatives pour soutenir la concertation des différents services concernés et du conseil municipal?

• Les objectifs de la participation publique étaient-ils clairs et partagés par l’ensemble de l’équipe municipale?

Identification des parties prenantes externes

Objectif 2 - S’appuyer sur une connaissance des parties prenantes concernées et s'outiller pour rejoindre une diversité de participantes et participants.

Pistes de réflexion: lors des démarches participatives récentes…

• A-t-on pris le temps, en équipe de travail municipale, de bien identifier toutes les parties prenantes potentiellement concernées?

• Qui était invité à participer à ces démarches participatives (p. ex. le voisinage, la population en général, les organismes locaux ou régionaux)?

• Une diversité de moyens a-t-elle été mise de l’avant afin d’informer et d’inviter les personnes et organisations concernées? Les activités étaient-elles accessibles à une diversité de personnes (p. ex. en fonction du type d’activité, de l’horaire, du lieu, de la maîtrise des outils numériques)?

• Les activités participatives ont-elles généré des articles ou des demandes d’entrevues dans les médias, avant ou après leur tenue? Ont-elles été partagées dans les réseaux sociaux par la population et les organismes?  

• Combien de personnes ont participé aux activités? Comment ce niveau de participation se comparait-il aux attentes de l’équipe municipale?

• À la suite des activités tenues, a-t-on identifié les leçons apprises (bons coups et pistes d’amélioration)? A-t-on identifié qui n’était pas là et pourquoi?

• Est-on allé à la rencontre des personnes directement ou indirectement concernées, si elles n'ont pas participé d'emblée aux activités proposées? Les groupes sociaux marginalisés ou en situation de vulnérabilité ont-ils eu l’occasion de s’exprimer, ou leur voix a-t-elle pu être représentée?

Possibilité réelle de bonifier le projet

Objectif 3 - Aborder les attentes et préoccupations des participantes et participants et réellement bonifier les projets grâce aux résultats des démarches participatives.

Pistes de réflexion: lors des démarches participatives récentes…

• Les activités déployées allaient-elles au-delà des activités prévues à la loi? Les règles de l'art de la participation publique ont-elles été considérées (p. ex. l’adéquation entre les objectifs et les moyens, la transparence, la diffusion d’une information simple, bien vulgarisée et de qualité)?

• Les objectifs de la démarche participative ont-ils été présentés de façon claire et concise aux personnes consultées? Est-ce que les discussions tournaient autour des sujets concernés?

• Comment les attentes et les préoccupations ont-elles été considérées? Le projet ou la planification ont-ils évolué?

• Avait-on anticipé les principaux enjeux en amont des activités participatives afin d’y répondre de manière proactive? Avait-on des réponses à fournir aux préoccupations? A-t-on documenté les différents enjeux pour mieux les intégrer au projet?

• Une rétroaction a-t-elle été offerte aux personnes ayant participé aux activités de même qu’à la population en général (p. ex. sur la participation aux activités, sur les résultats de la démarche, sur la prise en compte des commentaires)? Comment cette rétroaction a-t-elle été diffusée? 

Regard transversal sur les démarches participatives récentes

• Comment a-t-on vécu ces expériences de participation publique?

• Quelle est l’expérience de participation la plus satisfaisante? La plus insatisfaisante? Quelles sont les deux principales raisons de ces niveaux de satisfaction? 

• Sur une échelle de 1 à 10, quel serait le niveau de confiance de la population à l’égard des démarches de participation publique (1 étant aucune confiance, et 10 étant une pleine confiance)? Qu’est-ce qui explique cette évaluation?

Outils en aménagement et en participation publique

Les outils en vigueur sont également déterminants dans vos efforts pour mieux collaborer en aménagement et en urbanisme. Des outils à jour et clairs nourrissent vos efforts de collaboration alors que des outils dépassés, incomplets ou mal vulgarisés y nuisent. Répondez à ces questions en considérant les outils dont la municipalité dispose actuellement pour encadrer les transformations urbaines et le dialogue à leur égard.

Vision du territoire

Objectif 4 - Porter une vision claire et concertée du devenir du territoire.

Pistes de réflexion:

• La municipalité a-t-elle adopté une vision urbanistique, soit une vision du devenir de son territoire? Y a-t-il un document qui décrit cette vision? Ce document est-il public?

• La vision du conseil municipal et celle des personnes à l’emploi de la municipalité vont-elles dans le même sens? 

• Cette vision précise-t-elle les objectifs poursuivis par la densification et par les autres transformations urbaines planifiées? Cette vision précise-t-elle les enjeux auxquels on souhaite répondre? 

• La vision de la municipalité en matière d'aménagement du territoire et de densification a-t-elle fait l'objet d'un processus participatif? Est-elle connue et rappelée publiquement?

• Les enjeux et solutions en matière d'aménagement, de logement, de mobilité, etc., font-ils l’objet de discussions publiques dans la communauté, par exemple dans les associations ou comités existants (conférences, ateliers, etc.), dans les médias (reportages, chroniques), etc.?

Outils municipaux adaptés et connus

Objectif 5 - Adopter des politiques, des programmes et des règlements qui matérialisent la vision urbanistique concertée et les faire connaître à la population.

Pistes de réflexion:

• Les politiques, les programmes et les règlements principaux sont-ils à jour et cohérents avec la vision urbanistique (p. ex. planification stratégique, budget, plan d’urbanisme, plan de mobilité durable, politique de l’arbre ou des espaces verts, etc.)?  

• Les outils et les processus d’encadrement des transformations urbaines sont-ils connus de la population et des promoteurs? 

• Existe-t-il des références (p. ex. documents, vidéos, affichage) vulgarisant cet encadrement? Sont-ils diffusés en amont des mesures d’information et de consultation prévues à la loi? Sont-ils utilisés comme outil de dialogue avec la population et les organismes? 

• La population sait-elle vers où diriger ses questions ou ses préoccupations sur les transformations urbaines en cours ou à venir?

Outils et ressources en participation publique

Objectif 6 - Adopter une politique, un cadre de référence ou un guide de bonnes pratiques pour planifier les démarches participatives et se doter des outils et des ressources pour les réaliser.

Pistes de réflexion:

• A-t-on une politique de participation publique en vigueur et à jour? Est-elle appliquée? Si une politique de participation publique n’a pas été adoptée, a-t-on un cadre de référence, un guide de bonnes pratiques ou des règles de régie interne pour orienter les démarches participatives?

• Qui est responsable de planifier les différentes démarches participatives (p. ex. contenu des communications, animation des activités participatives)? L'équipe municipale possède-t-elle une expertise en participation publique (p. ex. un service de la communication et des relations avec la communauté)? L’équipe municipale s'est-elle formée sur le sujet? Est-elle déjà allée chercher un appui externe au besoin?

• Comment les équipes à l’interne collaborent-elles ensemble? Les rôles de chaque équipe et le processus de prise de décision sont-ils détaillés d’une manière ou d’une autre, par exemple par un organigramme ou une brève définition de la gouvernance de la démarche, que ce soit dans un document interne ou public? 

• Des budgets sont-ils alloués à ces activités (p. ex. pour développer des outils d’information, de vulgarisation et de sensibilisation ou pour engager des ressources externes)? 

• Quels outils de communication sont utilisés pour rejoindre les citoyennes et citoyens (p. ex. outils en ligne, panneaux d’affichage, comité ou personne de liaison, ligne 311, avis publics bonifiés ou standards)? Y a-t-il d’autres outils explorés pour améliorer la communication et la participation? Quels méthodes et outils sont appréciés de la population et des organismes?

Regard transversal sur les outils en aménagement et en participation

• Quels sont les principaux outils et méthodes (politiques, programmes, plans, règlements, procédures internes)?

• Quelles seraient les deux principales forces et les deux principales faiblesses de ces outils ou méthodes?

• Quels sont les outils ou méthodes les plus efficaces pour rejoindre et mobiliser la population?

• Quels sont les outils ou méthodes les plus efficaces pour favoriser la collaboration à l’interne?

Bilan de vos réflexions

Faites un premier bilan de vos réflexions en répondant aux questions suivantes par vous-mêmes, puis comparez et échangez sur celles-ci en équipe de travail.

1. Identifier les deux bons coups de vos plus récentes expériences participatives sur lesquels miser pour que la municipalité continue à s'améliorer.
2. Quelles seraient les deux principales leçons à tirer de vos expériences les plus difficiles?
3. Quelles sont vos deux principales forces en lien avec les outils d’encadrement des transformations urbaines? 
4. Quels seraient les deux outils, procédures ou ressources en aménagement et en participation à bonifier, mettre à jour ou à créer en priorité? 

Quoi faire, maintenant?

À partir de ces résultats et de la délibération en équipe de travail autour de ces questions, vous aurez l’opportunité de soutenir votre municipalité dans son processus d’amélioration continue, afin de bonifier les manières de collaborer avec la population et les organismes. Tester de nouvelles approches permet d’enrichir le coffre à outils pour les prochaines démarches participatives. Vous vous donnez alors la chance qu’à plus long terme, la collaboration soit plus fluide.

À court terme

Se raconter notre histoire: un outil de mobilisation 

Pour partager votre diagnostic à vos collègues et à votre conseil municipal de manière engageante, vous gagnez à développer, voire à cocréer avec des collègues mobilisés, un bref récit narratif à partir de vos réponses. Vos expériences participatives antérieures sont alors racontées de manière à:

• donner du sens au changement à opérer dans les pratiques municipales, à partir des écueils rencontrés;

• inspirer confiance à l'effet que l’équipe municipale a toutes les ressources pour opérer ce changement, à partir des bons coups mis en place.

En se rappelant d’où on est parti et en célébrant les avancées récentes, aussi petites soient-elles, il est possible de bâtir la confiance du groupe en sa capacité d’évoluer.

S’outiller sur les démarches participatives en aménagement 

Les démarches participatives sont demandantes pour les équipes municipales: elles demandent du temps, des budgets, des personnes dédiées et de l’énergie, et elles peuvent être également prenantes sur le plan émotionnel selon la nature des échanges. Il est essentiel que les équipes se sentent outillées et appuyées pour soutenir et mener à bien de telles démarches. 

Il existe une foule de méthodes, d’outils et de formations, par exemple sur la participation publique, pour assurer le développement des équipes. Vous pouvez également aller chercher un appui ponctuel à l’externe sur ces questions, notamment si votre municipalité ne peut pas s’appuyer sur un service de la participation publique ou des relations avec la communauté. 

L’ouvrage Ouvrir le dialogue outille les municipalités du Québec pour mettre à profit la contribution des parties prenantes dans leur planification des transformations urbaines. Vous y découvrirez notamment:

• les meilleures pratiques de participation publique en aménagement;

• une démarche urbanistique participative pour mettre à contribution les parties prenantes à toutes les étapes;

• les questions essentielles à se poser pour préparer un plan de participation publique.

Consulter l'ouvrage

Tester une approche plus collaborative dès votre prochaine démarche en aménagement 

Chaque démarche participative est une occasion de s’améliorer. Vous gagnez donc à mettre à l’essai de nouvelles façons de faire, et à communiquer qu’il s’agit de projets-pilotes, dès la prochaine occasion. Il n’est pas nécessaire d’avoir déjà un cadre de référence en main pour ce faire: ces tentatives pourront même, à terme, nourrir votre réflexion sur un tel outil structurant. La cocréation, avec l’ensemble des équipes municipales concernées, d’un plan de participation publique spécifique au projet constitue un moment privilégié pour identifier ce que la municipalité souhaite mettre de l’avant comme pratiques collaboratives.

À moyen terme

Se doter d’un guide en matière de participation 

Pour consolider votre approche collaborative, l’adoption d’une politique publique, d’un cadre de référence (sans teneur légale) ou simplement d’un guide de bonnes pratiques constitue un symbole d’engagement et vient clarifier les règles dont se dote la municipalité à l’égard de la participation publique (p. ex. les projets concernés, le déroulement des activités, les supports utilisés, etc.). Il est aussi possible de tester différentes approches en vous dotant de règles de régie interne flexibles, qui pourront éventuellement être formalisées à travers une politique publique.